Política de Tratamiento de Datos Personales

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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GRUPO SALCEDO COLOMBIA S.A.S.

1. Objeto y alcance

Esta política establece cómo GRUPO SALCEDO COLOMBIA S.A.S., sociedad que presta sus servicios bajo la marca comercial Salcedo/legal (en adelante, "EL RESPONSABLE"), recolecta, almacena, usa, circula, transmite y suprime los datos personales que conoce en el desarrollo de su actividad de consultoría jurídica, y cómo los titulares pueden ejercer sus derechos.

Se aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos o electrónicos, que contengan datos personales de personas naturales y que estén bajo la responsabilidad de EL RESPONSABLE, cualquiera sea el canal por el que se obtuvieron: contratos, propuestas, formulario y correo del sitio web, WhatsApp, redes sociales, eventos, capacitaciones y webinars.

2. Marco normativo

Constitución Política, artículo 15 (derecho a la intimidad y al hábeas data) y artículo 20.

Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Decreto 1377 de 2013, compilado en el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Decreto 90 de 2018, sobre los obligados a inscribir bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.

Ley 1123 de 2007, Código Disciplinario del Abogado, en especial el deber de guardar el secreto profesional (artículo 28, numeral 9).

Las demás normas que modifiquen, adicionen o sustituyan las anteriores, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Identificación del Responsable del Tratamiento

4. Definiciones

Para efectos de esta política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015, entre ellas:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, y los contenidos en registros públicos.

Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los relativos a la salud, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la vida sexual y los datos biométricos.

Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Transferencia: envío de datos a un receptor que es a su vez responsable del tratamiento. Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.

5. Principios

EL RESPONSABLE aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Además, por tratarse de servicios jurídicos, toda la información del cliente está amparada por el secreto profesional del abogado.

6. Personas naturales y personas jurídicas

La Ley 1581 de 2012 protege los datos de las personas naturales. Por eso esta política se aplica a:

Los clientes que son personas naturales, incluidos los comerciantes inscritos como personas naturales y los emprendedores.

Los representantes legales, socios, empleados, contratistas y personas de contacto de los clientes que son personas jurídicas, en cuanto a sus datos personales.

Los prospectos, contactos del sitio web, participantes en eventos, proveedores y aliados.

Los datos corporativos de una persona jurídica (por ejemplo, su razón social, NIT, correo institucional, celular corporativo o dirección de contacto) no están cubiertos por la Ley 1581 de 2012, según la Superintendencia de Industria y Comercio (concepto 23-571469). Aun así, EL RESPONSABLE los trata con la misma reserva y confidencialidad, por el secreto profesional y por lo pactado en cada contrato.

7. Bases de datos, datos tratados y finalidades

EL RESPONSABLE no vende, alquila ni cede datos personales con fines comerciales a terceros.

8. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

Por regla general, EL RESPONSABLE no solicita datos sensibles. Cuando un asunto encomendado los involucre (por ejemplo, información de salud de un trabajador en un caso laboral o de seguridad y salud en el trabajo), solo los tratará si se cumple alguna de las condiciones del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, en especial la autorización explícita del titular o la necesidad del dato para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. Cuando se pida autorización para datos sensibles, se informará al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento y cuáles datos son sensibles.

EL RESPONSABLE no recolecta de manera intencional datos de niños, niñas y adolescentes. Si un asunto encomendado los involucra, se tratarán respetando sus derechos prevalentes, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015.

9. Autorización del titular

El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular (artículo 9 de la Ley 1581 de 2012). EL RESPONSABLE la obtiene por escrito, en formularios físicos o electrónicos, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir que la otorgó, y conserva prueba de ella. El silencio no se entiende como autorización (artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015).

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Que un dato sea público no autoriza su uso para cualquier fin: su tratamiento debe respetar la finalidad para la que es público. Por eso EL RESPONSABLE no usa los datos personales inscritos en el registro mercantil para enviar publicidad sin la autorización del titular (SIC, concepto 17-096489 de 2017).

10. Datos de los clientes tratados por encargo

Cuando un cliente entrega a EL RESPONSABLE datos personales de sus propios trabajadores, contratistas, clientes o proveedores para que preste el servicio contratado, el cliente es el Responsable de esos datos y EL RESPONSABLE actúa como Encargado del Tratamiento. En ese caso:

Corresponde al cliente contar con su propia política de tratamiento y con la autorización de los titulares, o con la causal legal que lo exima de ella.

EL RESPONSABLE trata esos datos solo para prestar el servicio contratado y según las instrucciones del cliente, cumple los deberes de los encargados del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y guarda confidencialidad.

El contrato de servicios incluye una cláusula de transmisión de datos con el contenido del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (Anexo 3).

Al terminar el servicio, los datos se devuelven al cliente o se suprimen, salvo que deban conservarse por una obligación legal o para la defensa de los derechos de las partes.

11. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.

Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante EL RESPONSABLE (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresión no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien haya estipulado a favor de otro.

12. Deberes de EL RESPONSABLE

EL RESPONSABLE cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Entre ellos: garantizar el ejercicio del hábeas data; solicitar y conservar copia de la autorización; informar al titular la finalidad de la recolección y sus derechos; conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; rectificar la información incorrecta; tramitar las consultas y los reclamos en los términos legales; informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad que pongan en riesgo la información; y cumplir las instrucciones de la SIC.

13. Área responsable y canales de atención

La atención de consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales está a cargo de la representación legal de GRUPO SALCEDO COLOMBIA S.A.S., a través de los siguientes canales:

Correo electrónico: [email protected], con el asunto "Datos personales".

Correo físico: Carrera 89 A Bis No. 8 A - 18, Torre 1, Apartamento 102, Bogotá D.C.

La solicitud debe incluir el nombre y el documento de identidad del titular, la descripción de lo que solicita, la dirección física o electrónica para la respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si actúa un representante, debe acreditar esa calidad.

14. Procedimiento para consultas y reclamos

14.1 Consultas (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012)

Las consultas sobre los datos del titular se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible responder en ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

14.2 Reclamos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012)

El titular que considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo con su identificación, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que quiera hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado que lo complete dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin que se presente la información, se entenderá que desistió del reclamo.

Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.

Recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y su motivo, que se mantendrá hasta que el reclamo se decida.

El reclamo se resolverá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

15. Seguridad de la información y uso de herramientas tecnológicas

EL RESPONSABLE adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos: acceso restringido, contraseñas y verificación en dos pasos en sus cuentas, equipos protegidos y copias de seguridad.

Para prestar sus servicios, EL RESPONSABLE utiliza servicios tecnológicos de terceros, como correo electrónico, almacenamiento en la nube, mensajería y herramientas de inteligencia artificial. Algunos de estos proveedores pueden almacenar o procesar la información fuera de Colombia y actúan como encargados del tratamiento. EL RESPONSABLE:

Elige proveedores que ofrezcan condiciones de seguridad y confidencialidad, y acepta sus términos de tratamiento de datos, que hacen las veces de contrato de transmisión en los términos de los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013.

Comparte con estas herramientas solo la información necesaria para la tarea y, cuando es posible, la anonimiza o seudonimiza.

Revisa personalmente todo producto antes de entregarlo al cliente. Las herramientas de inteligencia artificial no toman decisiones sobre los titulares.

Las transferencias internacionales de datos personales, si llegaran a ser necesarias, se harán conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

16. Conservación y supresión

Los datos se conservan durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades de esta política y, después, durante el término que exijan las obligaciones legales, contables, tributarias o contractuales, o el necesario para la defensa de los derechos de las partes. Cumplido ese término, se suprimen de forma segura (artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015).

17. Registro Nacional de Bases de Datos

De acuerdo con el artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 90 de 2018, las sociedades están obligadas a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) cuando sus activos totales superen 100.000 UVT. El Responsable verificará cada año el valor de sus activos y, si supera ese umbral, inscribirá sus bases de datos en el RNBD dentro de los plazos legales. En todo caso, cumple los demás deberes de la Ley 1581 de 2012.

18. Vigencia y modificaciones

Esta política rige desde el 2 de octubre de 2026 y se publica en el sitio web de Salcedo/legal. Las bases de datos estarán vigentes mientras EL RESPONSABLE desarrolle su actividad y mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas. Los cambios sustanciales de esta política se comunicarán a los titulares antes de aplicarse, por el sitio web o por correo electrónico.

Anexo 1. Aviso de privacidad

Anexo 2. Texto de autorización para formularios y contratos

La autorización para fines comerciales se pide por separado y es opcional, para que el titular pueda aceptar el servicio sin aceptar la publicidad.

Anexo 3. Cláusula de transmisión de datos para los contratos de servicios

Fundamento: artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 y artículos 3 y 18 de la Ley 1581 de 2012.

GRUPO SALCEDO COLOMBIA S.A.S.

NIT 901.938.605-0 · Salcedo/legal

Representante legal: Yoany Salcedo Flórez, C.C. 80.721.861

Bogotá D.C., 2 de octubre de 2026

Canal de WhatsApp vigente del sitio web: +57 318 250 8313. El correo de atención se actualizó a [email protected]; los demás contenidos conservan el texto suministrado por el prestador.